Czerwone flagi – sygnały ostrzegawcze pracowniczych nadużyć

Zorientowanie się, że w firmie dochodzi do nadużyć nie należy do rzeczy łatwych. Niemniej pomocne w tym mogą okazać się sygnały ostrzegawcze (tzw. red flags). Ich znajomość pozwala właścicielom (firmowym decydentom) „trzymać rękę na pulsie” oraz reagować, gdy pojawią się sygnały wskazujące na to, że firma może padać ofiarą nielojalnego pracownika.   

Nadużycia popełniane przez zatrudnionych, mimo swojego ukrytego charakteru, zostawiają pewne ślady. Ślady te widoczne są często w osobliwych zachowaniach sprawców nadużyć bądź przejawiają się w dziwnych sytuacjach występujących w organizacji.

UWAGA: Ważne abyś miał świadomość, że nie wszystkie sygnały ostrzegawcze przedstawione poniżej są równie silnymi oznakami wskazującymi na nadużycia członków firmy. Niemniej przedstawiona lista, to dobry punkt wyjścia do szybkiej kontroli tego czy w Twojej organizacji nie dzieje się coś niedobrego.

Czerwone flagi odnoszące się do organizacji

Wiele z nadużyć do jakich dochodzi w przedsiębiorstwie  wpływa wprost na jego procesy, realizowane przez nie funkcje, a także oczywiście na osiągane wyniki. Przyjrzyjmy się zatem organizacyjnym odchyleniom od normy, świadczącym o ewentualnych nieprawidłowościach. 

Nieuzasadnione straty widoczne w bilansach

Objaw wręcz oczywisty, jednocześnie rzadko kiedy wzbudza podejrzenia firmowych decydentów odnośnie nadużyć wewnątrz organizacji. Straty jak najbardziej mogą się zdarzać, a ich powody mogą być najróżniejsze. Jeśli jednak, wykluczymy bardziej „naturalne” czynniki, istnieje duże prawdopodobieństwo, że winę za straty ponosi ktoś z wnętrza organizacji.

Warto mieć na uwadze, że w razie ewentualnych nadużyć ich sprawca (względnie sprawcy) niemal zawsze przedstawia mniej lub bardziej przekonujące wytłumaczenie, odwołując się zwykle do sytuacji na rynku itp. czynników.      

Powtarzalne spadki sprzedaży trudne do wytłumaczenia

Problem podobny do wyżej wspomnianego. Nieraz rzeczywiście spadków sprzedaży winien jest rynek (np. rosnąca w siłę konkurencja, czy zmiana mód wśród konsumentów), choć trudno to na pierwszy rzut oka zauważyć. Nikt nie powiedział jednak, że okoliczności te nie mogą sprzyjać popełnianiu nadużyć (wszak sprawca dostaje na tacy wiarygodną wymówkę).

Nieadekwatne do sytuacji na rynku wyniki (wyniki zbyt dobre)

Ten sygnał ostrzegawczy odnosi nas do obszaru nadużyć związanych z „mydleniem kierownictwu oczu”. Sprawca może stosować szerokie spektrum nieetycznych działań w celu pokazywania, że sytuacja wygląda dobrze, firma sobie radzi, a on – wbrew nieprzychylnym okolicznościom  – daje radę. Do takich działań możemy zaliczyć choćby fałszowanie sprawozdawczości finansowej, symulowanie aktywności sprzedażowej, czy nawet korumpowanie klientów w celu zdobycia kontraktu.       

Seria dziwnych sytuacji (błędne reklamacje, braki dokumentów, znikające zapisy z monitoringu itp.)

Nadużycia popełniane przez członków organizacji, mimo podejmowanego przez sprawców trudu w celu ich ukrycia, niemal zawsze naruszają poprawność procesów realizowanych w firmie. Dlatego też ich nierzadkimi skutkami są różne – z pozoru dziwne i niezwiązane – sytuacje, które po bliższej analizie okazują się „produktem ubocznym” nielojalnych działań pracownika. 

Nieuzasadnione (często wręcz sztuczne) skomplikowanie procedur i działań

Nadużyciom sprzyja bałagan i skomplikowanie sytuacji. Znacznie łatwiej wtedy ukryć swoje niegodziwe działania, a czasami wręcz nie trzeba tego robić. Dlatego też wszystkie obszary działań firmy, w których ryzyko nadużyć jest znaczne (np. procesy związane ze sprzedażą produktów, zakupem narzędzi czy półfabrykatów, podróże służbowe itp.), a panuje w nich nieuzasadnione skomplikowanie i brak transparentności – wymagają szczególnej uwagi. 

Nienormalna rotacja kadry

Bardziej subtelnym, acz nierzadko trafnym sygnałem ostrzegawczym jest nienormalna rotacja kadry, czyli ponadprzeciętna skłonność pracowników do opuszczania danego działu, czy komórki. O ile przyczyn takie stanu rzeczy może być wiele, jedną z nich jest występowanie tam pracownika lub grupy pracowników jadących ostro po bandzie. Jednym z przejawów tej jazdy po bandzie mogą być nieuczciwe praktyki wymierzone w interes organizacji.  

Czerwone flagi odnoszące się do zatrudnionych

Znajomość sygnałów ostrzegawczych odnoszących się do członków organizacji może być wykorzystywana dwutorowo:

• Niezależnie – tzn. któryś z zatrudnionych spełnia dane kryterium, więc warto mu się przyjrzeć.
• Komplementarnie (uzupełniająco) w stosunku do czerwonych flag dotyczących organizacji. Innymi słowy – jeśli zidentyfikujemy flagę np. na poziomie działu i nie wiemy od czego zacząć aby zbadać problem – warto poszukać wśród osób tam zatrudnionych któregoś z poniższych sygnałów ostrzegawczych. Jeśli znajdziemy tam kogoś przejawiającego, którąś z poniższych cech, z pewnością warto bliżej się mu przyjrzeć i zweryfikować jego lojalność!   

Opór przed ingerencją osób z zewnątrz

Ingerencję z zewnątrz należy tutaj rozumieć jako wszystkie sytuacje kiedy osoby spoza komórki, działu, czy firmy (duża firma), bądź z poza firmy (mała firma) mają mieć ponadstandardowy dostęp tego co robi potencjalny nielojalny pracownik. Zatem ktoś kto opiera się przed nawiązaniem współpracy z innymi działami bądź niechętnie reaguje na informacje o planowanym audycie sam ściąga na siebie światło podejrzeń. 

Utajanie informacji, utrudnianie dostępu do informacji

Z racji, że nadużycia popełniane przez członków organizacji są czymś co sprawcy za wszelką cenę chcą ukryć (często wręcz panicznie, przejawiając przy tym nieracjonalne zachowania), będą oni robić wszystko, żeby ukryć informacje wskazujące na nieprawidłowości. Dlatego też niechętne udzielanie informacji, ukrywanie informacji na temat działalności, czy rezultatów finansowych oraz związana z tym drażliwość, podejrzliwość, czy postawa obronna, to wszystko poważne sygnały, mówiące coś jest nie tak.

Gorliwa ochrona swojego „rewiru”

Zespół osobliwych zachowań dotyczy nie tylko ochrony informacji, ale całego rewiru nielojalnego pracownika. Z tego powodu sprawcy nadużyć jak ognia unikają brania urlopu, a nawet odmawiają jego podjęcia, gdy sugeruje to pracodawca. Zwykle też jako pierwsi pojawiają się w miejscu pracy i ostatni je opuszczają. Wszystko to po to, aby mieć kontrolę nad nadużyciem i ewentualnymi śladami jego popełnienia.   

Aberracje dotyczące sfery finansowej

Jednym z najtrafniejszych sygnałów ostrzegawczych z tej grupy jest życie ponad stan. Świadczy ono o tym, że osoba ta ma dużo pieniędzy (a nie zawsze ich źródło jest legalne), ale także wskazuje na to, że osoba jest dość silnie od pieniędzy uzależniona (nawet jeśli nie dopuściła się jeszcze nadużycia,  to niestety nie wróży to dobrze na przyszłość). Podobną czerwoną flagą, odnoszącą się do zwiększonej presji zdobycia pieniędzy są częste skargi na nieodpowiednią zapłatę. (Na temat znaczenia presji w mechanizmach prowadzących do nadużycia przeczytaj tutaj.)     

Druga stroną problemu zwiększonej skłonności do nadużyć są problemy finansowe przejawiane przez pracownika. Dlatego czynnika tego nie można ignorować.    

Niezwykła zażyłość z klientami lub dostawcami

Dobre relacje z klientami to priorytet w pracy handlowca. Jeśli jednak te relacje są za dobre pojawia się ryzyko różnych nadużyć. Sprzedawca może dogadać się z klientem i obsługiwać go niezupełnie zgodnie z interesem zatrudniającej go firmy, za to zgodnie ze swoim interesem (nieuzasadnione upusty, przedstawianie kierownictwu nieprawdziwych informacji o sytuacji klienta, nieewidencjonowana sprzedaż itd.).

Podobne problemy mogą wystąpić w przypadku zażyłych relacji z dostawcami, przy czym same schematy nadużyć przybierają wtedy inną postać (np. przymykanie oczu na uszkodzone materiały w zamian za upominki dla odbierającego je pracownika).    

Postawa kombinatora

Każdy z nas zna przynajmniej kilka osób przejawiających postawę tzw. kombinatora. Taka źle ukierunkowana proaktywność potrafi przyczynić się do wielu szkód w organizacjach, w których takie osoby zaczną działać wbrew interesom pracodawcy. Jeśli więc pracownik przejawia tendencję do zachowań kombinatorskich, warto przyjrzeć się poziomowi jego lojalności względem naszej firmy.

Rozwód i problemy rodzinne

 Jak pokazuje praktyka rozwód oraz inne problemy rodzinne (np. choroba dziecka), to sytuacje, które nie pozostają bez wpływu na tendencję osób do działań niezgodnych z interesem swojej firmy. Z tego powodu osoby borykające się z takimi problemami, szczególnie jeśli nie otrzymały żadnego wsparcia ze strony zatrudniającej je organizacji, powinny być obdarzone należytą uwagą.  

Problemy z uzależnieniami

Uzależnienie uzależnieniu nierówne. Niemniej faktem pozostaje, że każde w jakimś stopniu wpływa na presję do zdobycia dodatkowych środków, a drogą do tego często niestety są działania nieetyczne.

Sygnały ostrzegawcze wskazujące na prawdopodobieństwo nadużyć w przedsiębiorstwie 

Czerwone flagi dotyczące organizacji

Czerwone flagi dotyczące zatrudnionych

– Nieuzasadnione straty widoczne w bilansach – Nieadekwatne do sytuacji na rynku wyniki (zbyt słabe lub zbyt dobre) – Seria dziwnych sytuacji (błędne reklamacje, braki dokumentów itp.) – Opór w nawiązywaniu współpracy z innymi działami – Niechętnie reagowanie na informacje o zapowiedzianym audycie – Nadmierne skomplikowanie procedur i działań – Nienormalna rotacja kadry

– Życie ponad stan – Problemy finansowe – Skarżenie się na nieodpowiednią zapłatę – Niezwykła zażyłość z klientami lub dostawcami – Postawa kombinatora – Rozwód i problemy rodzinne – Drażliwość, podejrzliwość lub postawa obronna – Problemy z uzależnieniami – Odmowa podjęcia urlopu – Ukrywanie informacji na temat działalności i rezultatów finansowych – Niechęć do brania urlopów – Wczesne przychodzenie do pracy i późne jej opuszczanie – Opór w nawiązywaniu współpracy z innymi działami – Niechętnie reagowanie na informacje o zapowiedzianym audycie

Nie lekceważ przeczucia

Ta uwaga tyczy się głównie właścicieli/ menadżerów małych i średnich firm, ale warto ją odnotować. Zaufaj przeczuciu! Jeśli masz dziwne (niepodparte niczym, trudne do uzasadnienia) poczucie, że w firmie dzieje się coś dziwnego, to… z dużym prawdopodobieństwem tak jest.  

Brak sygnałów ostrzegawczych w zachowaniu  
Warto zapamiętać, iż istnieją sytuacje gdzie nielojalne zachowania pracownika nie wykazują żadnych sygnałów ostrzegawczych. Nie oznacza to jednak, że w firmie problem nie istnieje.

Problemy współwystępujące z nadużyciami

Warto też mieć świadomość, że istnieją kategorie zachowań niezwiązanych bezpośrednio z nadużyciami, ale z nimi współwystępujące. Do czterech takich głównych kategorii za ustaleniami ACFE (Report to the Nations, 2016) możemy zaliczyć: znęcanie się nad słabszymi oraz ich zastraszanie (18%), nadmierną nieobecność w pracy (11,6%), nadmierną opieszałość (10,2%), a także nadmierne przeglądanie Internetu (7%).

Podsumowanie

Czerwone flagi to wszystko to co powinno wzbudzić naszą czujność w zakresie nadużyć w przedsiębiorstwie. Jednocześnie należy pamiętać, że samo wystąpienie któregokolwiek z wyżej wspomnianych „sygnałów” nie jest jednoznacznym wskazaniem, że w firmie dochodzi do nadużycia. Tym bardziej czerwone flagi nie stanowią dowodu świadczącego o rzekomej winie pracownika lub ich grupy. Mając to wszystko na uwadze, i tak trudno przecenić ich wartość, gdyż mogą pomóc nam dostrzec to co sprawca nadużycia z całych sił stara się ukryć.

ZOBACZ RÓWNIEŻ:
Trójkąt nadużyć D. Cresseya – praktyczna teoria dotycząca pracowniczych kradzieży
Jak „dobrzy” ludzie tłumaczą swoje niegodziwe zachowania