Bezpieczny telefon komórkowy cz.1 – Zabezpiecz swoje kontakty

Telefon komórkowy tak bardzo wpisał się w obraz biznesu, że na co dzień nie zwracamy już na niego szczególnej uwagi. Mobilność, elastyczność, niemal nieograniczony kontakt z innymi oraz dostęp do informacji, to wszystko sprawia, iż w zasadzie prowadzenie firmy wydaje się dziś niemożliwe bez dostępu do tego małego „magicznego urządzenia”.

Powszechność telefonów komórkowych i ich dostępność często utrudnia nam dostrzeżenie niebezpieczeństw, jakie wiążą się z naszym szeroko rozumianym uzależnieniem od niego. Choć czyhające na użytkowników telefonów zagrożenia zazwyczaj nie są oczywiste, przezorny posiadacz „komórki” powinien być ich świadomym i wiedzieć jak sobie z nimi poradzić.

W serii artykułów poświęconych bezpieczeństwu telefonów komórkowych postaramy się zarysować panoramę niebezpieczeństw, na jakie każdy ich użytkownik jest narażony. Przyjrzymy się także sposobom, na to jak ograniczyć związane z nimi ryzyko.

W części pierwszej zajmiemy się problemem utraty listy kontaktów. Zagrożenie to choć nie jawi się jako szczególnie przerażające, w skrajnych przypadkach może istotnie zaszkodzić prowadzonej przez nas działalności.

Doceń wartość swoich kontaktów

Niezależnie od branży w jakiej pracujesz, ani zajmowanego w firmie stanowiska telefon odpowiada za znaczącą część Twojej codziennej aktywności. Szczególnie narażeni są przedstawiciele zawodów, w których telefon komórkowy stanowi wręcz krytyczny element wykonywanej pracy. Doskonałym przykładem jest zawód sprzedawcy. W tym przypadku utrata telefonu nie tylko pociąga za sobą bolesną stratę finansową (zakładając, że telefon był wartościowy), ale także wiąże się z utratą zapisanych na nim kontaktów. W jednym momencie tracimy listę numerów do klientów, współpracowników, czy specjalistów, która tworzona była latami.

Można więc pokusić się o stwierdzenie, że w momencie  tracimy dostęp do szerokich sieci społecznych, za którymi kryją się trudne do przecenienia znajomości i relacje, niosące ze sobą ogromny potencjał nie tylko o biznesowym charakterze.

Aby przekonać się jak bardzo istotne w Twojej pracy są zgromadzone numery telefonów, proponuję wykonać proste ćwiczenie. Spróbuj wyobrazić sobie swój typowy tydzień pracy zakładając, że posiadasz przy sobie telefon komórkowy z zupełnie pustą listą kontaktów. Wyobraź sobie typowe czynności, procesy czy problemy, z jakimi na co dzień mierzysz. Pomyśl jak bardzo utrudni Ci życie fakt, że nie masz bezpośredniego dostępu do swojej listy kontaktów. Zaś aby odzyskać tylko jeden numer musisz poświęcić na to sporo czasu i energii….

Gdy już zdasz sobie sprawę jak wartościowe są Twoje kontakty, zastanówmy się jak w prosty sposób uniknąć nieprzyjemnego doświadczenia, jakim byłaby utrata listy kontaktów.

Najlepszym i najłatwiejszym pomysłem na zabezpieczenie spisu numerów telefonów jest jedno z podstawowych narzędzi bezpieczeństwa, a więc dywersyfikacja.

3 proste rozwiązania

Dywersyfikacja, w interesującym nas przypadku, będzie obejmowała nic innego jak stworzenie kopii naszej listy kontaktowej.

Istnieje kilka sposobów na zrobienie takiej kopii. My omówimy tutaj tylko trzy względnie uniwersalne. Niemniej nie będziemy wchodzić w szczegóły, gdyż uzależnione są one często od konkretnego producenta telefonu i zastosowanego oprogramowania (IOS, Android, Windows).

Przechowywanie kontaktów w chmurze

Rozwiązania chmurowe to bardzo modny ostatnio sposób na przetrzymywanie dużej ilości danych. Ich istota sprawia, że dane (w interesującym nas przypadku kontakty) przechowywane są poza naszym urządzeniem. W konsekwencji – utrata telefonu nie pociąga za sobą utraty zapisanych w chmurze danych, które łatwo później przywrócić na nowym urządzeniu.

W zasadzie wszystkie nowsze systemy umożliwiają tworzenie kopii zapasowych danych (w tym również kontaktów). Jednak ze względu na wspomniane różnice w obsłudze poszczególnych urządzeń warto na własną rękę znaleźć w sieci algorytm postępowania odnośnie swojego modelu telefonu.

W obrębie rozwiązań chmurowych najbardziej uniwersalna wydaje się synchronizacja swojego urządzenia z kontem Google.

Import kontaktów na komputer

Import kontaktów na komputer to kolejne zautomatyzowane narzędzie pozwalające na szybkie (przynajmniej w teorii) zabezpieczenie naszych kontaktów.

Także tutaj, podobnie jak w przypadku chmury trudno jest podać jednoznaczny przepis na przeniesienie kontaktów. Transportując swoją cenną listę z telefonu na komputer możemy skorzystać z przeznaczonych do tego programów. Na szczególną uwagę zasługuje Microsoft Outlook – pozwalający na import kontaktów i zarządzanie nimi. Warte uwagi są również programy przeznaczone dla użytkowników konkretnych marek, jak choćby Nokia PC Suite czy Sony Ericsson PC Suite.

W wielu przypadkach sprawdzi się również transfer numerów na kartę SD. Następnie wystarczy podłączyć ją do komputera i przerzucić interesujące nas dane na PC.

Ręczne sporządzenie listy kontaktów

Jeszcze inną metodą jaką warto rozważyć jest ręczne przepisanie listy kontaktów. Można zrobić to na dwa sposoby: albo spisać nazwiska i przypisane im numery na zwykłą kartkę albo spisać kontakty wykorzystując komputer (np. stworzyć plik w Wordzie). Z pośród tych dwóch metod zdecydowanie bardziej optymalną wydaje się wykorzystanie komputera (możemy wtedy łatwo powielać sporządzoną kopię listy, a także sporządzić jej fizyczną wersję w formie wydruku).

Ręczne przepisanie listy kontaktów ma wiele wad, takich jak czasochłonność i monotonia tego procesu (szczególnie gdy liczba kontaktów jakie zgromadziliśmy jest liczona w setkach). Należy pamiętać również o możliwości popełnienia błędu i związanego z tym dużego obniżenia uwagi.

Z drugiej jednak strony rozwiązanie to ma także swoje zalety. Przede wszystkim nie musimy mierzyć się z problemami czysto technicznymi (brak kompatybilności urządzeń czy programów, skomplikowana ścieżka tworzenia kopii itp.). Nie musimy również ściągać specjalnego oprogramowania, czy nabywać dodatkowego okablowania – jeśli byłoby potrzebne. Wśród zalet warto wymienić również możliwość oczyszczenia listy z niepotrzebnych nam już kontaktów. Ponadto takie refleksyjne podejście przy tworzeniu kopii zapasowej może przypomnieć nam o osobach, z którymi warto odświeżyć kontakt, osłabiony pod wpływem codziennego natłoku obowiązków i problemów.

Na co zwrócić uwagę

Dobrze, zrobiliśmy już kopię, czyli częściowo ograniczyliśmy ryzyko związane z utratą naszych kontaktów. Jednak aby zmaksymalizować efekt tego działania, musimy jeszcze wziąć pod uwagę kilka innych spraw.

I. Po pierwsze – stwórz klika kopii

Stworzenie jednej kopii rzeczywiście ogranicza poziom ryzyka. Niemniej lepszym rozwiązaniem jest powielenie skopiowanej listy i to najlepiej w co najmniej dwóch rożnych formach (nie licząc kontaktów zapisanych w telefonie). Dobrym rozwiązaniem jest przykładowo stworzenie pliku na komputerze i wydruk zawartej w nim listy.

II. Nie zapomnij o regularności

Jednorazowe stworzenie kopii kontaktów sprawi, że już będziesz w znacznie lepszej sytuacji niż większość nieprzezornych użytkowników telefonów komórkowych. Nie zapominaj jednak, że twoja lista przypuszczalnie ciągle rozszerza się o nowe kontakty, które również warto zabezpieczyć. Poręcznym rozwiązaniem może być zapisanie sobie w kalendarzu przypomnienia o aktualizacji kopii. Trudno jednoznacznie orzec co ile należy ją wykonywać, zależy to od tego jak często rozszerza się Twoja lista. Myślę jednak, że okres 3-6 miesięcy, to właściwy punkt do ustalenia kolejnego terminu aktualizacji.

III. Chroń swoje kontakty przed dostępem osób niepowołanych

Konkurencja na dzisiejszym rynku, to zjawisko którego trudno nie zauważyć. Często przyjmuje ona formę bardzo nieczystych działań (eufemistycznie rzecz ujmując). Jeśli w branży, w jakiej działasz rywalizacja o klienta i dotyczące go dane marketingowe jest duża musisz koniecznie pomyśleć o zabezpieczeniu się przed dostępem do Twoich kontaktów osób niepowołanych. W związku z tym, w zależności od wybranej formy kopii:

– upewnij się, że hasło dostępu do Twojej chmury jest wystarczająco mocne;

– zabezpiecz dostęp do swojego komputera mocnym hasłem, zaszyfruj wartościowe dane bądź cały dysk;

– jeśli utworzyłeś fizyczną kopię (wydruk, ręcznie sporządzona lista) przechowuj ją w trudno dostępny miejscu, absolutnie zaś nie trzymaj jej w miejscu gdzie jest łatwa do dostrzeżenia;

– pamiętaj także o zabezpieczeniu dostępu do samego telefonu, czyli pierwotnego źródła Twoich kontaktów.

W kwestii zabezpieczenia swojej listy kontaktów warto dodać jeszcze, że prawo nie przewiduje tutaj specjalnych regulacji. Innymi słowy, przepisów ustawy o  ochronie danych osobowych nie stosuje się w odniesieniu do zbiorów kontaktów służbowych.

ZOBACZ RÓWNIEŻ:

Bezpieczny telefon komórkowy cz.2 – Prawidłowa konfiguracja aplikacji mobilnych

Bezpieczny telefon komórkowy cz.3 – Jak uchronić się przed kradzieżą telefonu

Wirusy na Androida