Dlaczego warto wdrożyć system dla sygnalistów (system whistleblowingowy)

Wiele organizacji publicznych i prywatnych, z uwagi na prawne obowiązki, już rozpoczęło lub wkrótce rozpocznie proces wdrażania systemów do zgłaszania nadużyć (systemów dla sygnalistów). W dzisiejszym wpisie postaram się zaprezentować możliwe pełną paletę korzyści jakie daje prawidłowo funkcjonujący system whistleblowingowy. Paletę tę można potraktować jako pewien zestaw wskazówek: odnośnie tego do czego w ogóle może służyć taki system (jak skorzysta na nim organizacja, jej kierownictwo, a nawet całe społeczeństwo) oraz jak przekonać wahających się decydentów bądź klientów (szczególnie osoby, których organizacje nie są prawnie zobligowane do wdrożenia systemu dla sygnalistów). Poniższe elementy mogą również zostać wykorzystane w trakcie szkoleń dla wszystkich członków organizacji celem wyjaśnienia im sensu istnienia organizacyjnego systemu dla sygnalistów. 

Korzyściom wynikającym z prawidłowo funkcjonujących systemów whistleblowingowych przyglądniemy się z dwóch podstawowych perspektyw:

• perspektywy organizacji oraz osób nią zarządzających,
• perspektywy całego społeczeństwa (a więc nas wszystkich). 

Korzyści dla organizacji i osób nią zarządzających

Prawidłowo funkcjonujący system do zgłaszania nieprawidłowości (system whistleblowingowy) jest jednoznacznie pozytywny dla organizacji. Stwierdzenie to nie podlega wątpliwości: potwierdzają je zarówno liczne badania poświęcone tej tematyce, jak również doświadczenia praktyków (w tym doświadczenia autora niniejszego tekstu).

Pozytywny wpływ na organizację, a co za nim idzie na sytuację osób nią kierujących*, przejawia się w wielu zróżnicowanych obszarach. Przyjrzymy się im zatem.  

* Odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, gdy to właśnie osoba/osoby kierujące organizacją są sprawcami bądź współuczestnikami nieprawidłowości. Wtedy naturalnie sam system dla sygnalistów jest przez kierownictwo postrzegany jako znaczące niebezpieczeństwo. Co więcej, nierzadko w takich sytuacjach dochodzi do prób ingerowania w jego działanie (np. poprzez usuwanie informacji zgromadzonych w systemie).

Wykrywanie naruszeń i ograniczenie strat finansowych

Bodaj najczęściej przywoływana korzyść związana z systemem dla sygnalistów, to fakt, że whistleblowing jest najskuteczniejszą metodą wykrywania nadużyć (nie tylko) finansowych. Z kolei im wcześniej wykryte naruszenie (np. kradzież materiałów z magazynu przedsiębiorstwa) tym – na ogół – mniejsze straty finansowe z nim związane. Co istotne, gdyby nie zgłoszenia sygnalistów wiele naruszeń w zasadzie mogłoby nigdy nie zostać zdemaskowane!  

Ograniczenie liczby nieprawidłowości 

Systemy dla sygnalistów mogą dostarczać informacji na temat różnych nieprawidłowości, nie tylko na temat poważnych nadużyć. Dlatego kierownictwo takimi kanałami może np. uzyskać informacje o niewłaściwym realizowaniu swoich obowiązków przez pracownika pełniącego istotną rolę w firmie, czy o braku dostępu do środków ochronnych, które zgodnie z przepisami powinny być dostępna dla pracowników przebywających w niebezpiecznej strefie. 

Gdyby nie skuteczny system whistleblowingowy, tego typu informacje mogłyby nigdy nie trafić do kierownictwa bądź trafić do niego za późno (np. w trakcie kontroli organu nadzorczego, czy po wypadku do jakiego doszło w wyniku zaniedbania). 

Poprawa organizacyjnego poziomu bezpieczeństwa

Skuteczny organizacyjny whistleblowing jako taki może zostać uznany za element zwiększający bezpieczeństwo organizacji (i jej kierownictwa). Nie można zapomnieć jednak o konkretnych obszarach, w których podnosi on skuteczność innych organizacyjnych systemów bądź elementów zarządzania bezpieczeństwem. Dla przykładu:

• Systemu wczesnego ostrzegania – whistleblowing należy traktować jako jedno z ogniw organizacyjnego systemu wczesnego ostrzegania, który pozwala z wyprzedzeniem identyfikować wyłaniające się wyzwania i zagrożenia (sygnalista przede wszystkim może dostarczać informacji z wnętrza organizacji, niemniej w niektórych przypadkach dodatkowo mogą pojawić się informacje z jej otoczenia);
• Przestrzegania polityk i procedur – łamanie polityk, np. polityki ochrony danych osobowych może i powinno być raportowane. Z kolei dla decydentów to informacja, że obszar ten wymaga dodatkowej uwagi (możliwe, że pracownicy nie zostali właściwie zapoznani z jej zapisami, same procedury nie pasują do kontekstu w jakim mają być stosowane lub temat ochrony danych nie jest traktowany z należytą powagą);
• Zarządzania ryzykiem – z jednej strony informacje otrzymane od sygnalistów to cenny zasób w procesie identyfikacji i oceny ryzyka, z drugiej zaś sam system whistlelbowingowy należy postrzegać w kategoriach istotnego elementu korporacyjnego systemu zarządzania ryzykiem, który pełni rolę pewnego rodzaju „odstraszcza” (ryzyko wykrycia nieprawidłowości i sprawcy jest istotnie wyższe).   

Możliwość wczesnego rozwiązywania problemów organizacyjnych

Zgłoszenia sygnalistów często nie dotyczą konkretnych naruszeń prawa, czy wewnętrznych procedur, ale skupiają się na różnych praktycznych problemach: czegoś brakuje i przez to nie możemy rozwiązać jakiegoś problemu, coś jest realizowane w sposób nieoptymalny a dałoby się to zrobić szybciej, łatwiej, taniej itd. Podobne problemy, mimo że wydają się czymś mało istotnym, mogą realnie wpływać na funkcjonowanie organizacji. Ich zbadanie i rozwiązanie (a przynajmniej podjęcie autentycznej próby ich rozwiązania) może przynieść znaczne korzyści. Zaś w niektórych przypadkach pozwoli na uniknięcie eskalacji problemu, który może przerodzić się w coś poważniejszego.  

Szansa na uniknięcie kryzysu  

Wszystkie wyżej poruszone organizacyjne problemy, co do których rozwiązania whistleblowing może pozytywnie się przyczynić, zignorowane, mogą z czasem doprowadzić do kryzysu organizacji. Kryzys jak wiadomo jest stanem niezwykłego wręcz niebezpieczeństwa dla organizacji, zagrażającym jej egzystencji (upadek firmy, rozwiązanie organizacji publicznej bądź “czystka” w jej szeregach). Przykładowo: zgłoszenie przez sygnalistę rażących zaniedbań w obszarze BHP i  właściwa korekcja sytuacji przez organizację może uchronić ją przed śmiertelnym wypadkiem pracownika, którego konsekwencją będą kontrole organów nadzorczych, ujawnienie zaniedbań, podjęcie tematu przez media i najprawdopodobniej poważny kryzys organizacji.   

Ochrona oraz budowanie reputacji organizacji

Z poprzedniego punktu wiesz, że skuteczny system dla sygnalistów minimalizuje ryzyko wystąpienia kryzysu, jak również sytuacji, które w kryzys mogą się przeistoczyć. Zatem uprawnione jest stwierdzenie, że wewnętrzny whistleblowing pomaga chronić reputację organizacji. Co niemniej ważne, system dla sygnalistów pomaga także budować reputację organizacji w oczach jej szeroko pojętych interesariuszy (szczególnie dotyczy to organizacji współpracujących z zagranicznymi partnerami, którzy dużą wagą przykładają do kwestii z zakresu compliance – np. firmy z USA). 

Uniknięcie negatywnych konsekwencji przez organizację 

Oczywistym jest, że nawet dobrze funkcjonujący system do sygnalizowania nieprawidłowości nie redukuje ryzyka ich wystąpienia do zera. Niemniej, wydaje się, że samo posiadanie przez organizację skutecznych rozwiązań zorientowanych na minimalizację ryzyka braku zgodności, w tym systemu whistleblowingowego, w obliczu ewentualnego postępowania przed sądem może pomóc zarówno organizacji jak i kierującym nią osobom uniknąć bądź przynajmniej złagodzić prawne konsekwencje nieprawidłowości, które zaistniały w organizacji.   

Wszystkie powyższe korzyści z wdrożenia w organizacji systemu whistleblowingowego odnosiły się w zasadzie do obszaru czystego ryzyka. Teraz przejdźmy do nieco bardziej pozytywnego wymiaru – związanego z szeroko rozumianym ulepszaniem organizacji. 

Lepsze warunki pracy

Zgłaszanie nieprawidłowości dotyczących warunków pracy (np. zbyt niska temperatura w biurze) daje kierownictwu szanse na ich poprawę. Co więcej, ryzyko zgłoszenia niewłaściwego postępowania (np. zachowań wpisujących się w definicję mobbingu) sprawia, że ludzie bardziej kontrolują swoje zachowania bacząc na ich negatywne konsekwencje. Lepsze warunki z kolei przekładają się na większe zadowolenie pracowników z pracy, większe zaangażowanie, zwiększają także szansę na dłuższe związanie się z daną organizacją. 

UWAGA: ochrona prawna wynikająca z polskiej ustawy wdrażającej dyrektywę o ochronie sygnalistów będzie odnosić się do osób zgłaszających naruszenia prawa w zakresie określonym w tej ustawie. Dlatego to od organizacji zależy, czy zechce ona „otworzyć” swój system whistleblowingowy także na inne nieprawidłowości (można to zrobić w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych). Krótko mówiąc – warto to zrobić, gdyż otwieramy się na masę cennych informacji z punktu widzenia zarządzania organizacją!

Dodatkowe informacje wspierające procesy decyzyjne 

System whistleblowingowy to jeden z kanałów komunikacji pracowników z organizacją (jej kierownictwem, ewentualnie działem compliance obsługującym system). Zgłoszenia niejednokrotnie zawierają informacje, które nie tylko mogą zostać wykorzystane bezpośrednio, ale zwiększają także zasoby informacyjne niezbędne w procesie decyzyjnym dotyczącym różnych obszarów (np. informacja o sprzeniewierzeniu przez pracownika magazynu danego rodzaju składnika produkcji może mieć istotne znaczenie przy planowaniu zakupów kolejnych partii tego składnika, czy modernizacji linii produkcyjnej, którą “podejrzewano” o zwiększone zużycie składnika z uwagi na jej obniżoną sprawność).  

Promocja etyki w organizacji oraz pielęgnowanie kultury zgodności 

Sama świadomość tego, że nieetyczne działania dostrzeżone przez współpracowników bądź innych interesariuszy będących adresatami systemu mogą zostać zgłoszone kierownictwu firmy działa na potencjalnych sprawców odstraszająco. Długofalową konsekwencją dobrze działających kanałów dla sygnalistów będzie promocja postaw etycznych, a nawet przyciąganie osób, które są mniej skłonne popełnić jakieś naruszenie. 

System dla sygnalistów to także istotny element zarządzania ryzykiem braku zgodności (compliance). Jego właściwe osadzenie w realiach organizacji, a może przede wszystkim właściwe korzystanie z tego systemu oraz jego promocja – przyczynią się także do promocji tzw. kultury zgodności, bez której w zasadzie ciężko mówić o skutecznej funkcji compliance. 

Doskonalenie organizacji 

I wreszcie najbardziej ogólna z korzyści, choć przez to nie mniej realna niż poprzednie – szansa na doskonalenie organizacji. Działający w organizacji system dla sygnalistów otwiera bardzo duże możliwości w zakresie doskonalenia organizacji: zarówno na poziomie strategicznym (podejmowanie lepszych decyzji w oparciu o szerszy zasób informacji, ograniczenie pola niewiedzy decydentów), jak i na poziomie operacyjnym (doskonalenie i optymalizacja procesów, redukcja nieprawidłowości i sprawne rozwiązywanie problemów).  

Czas teraz przejść na wyższy poziom ogólności i pokrótce przejrzeć korzyści z tego,  jak wdrożenie systemów dla sygnalistów w poszczególnych organizacjach wpłynie na społeczeństwo, a więc na nas wszystkich. 

Korzyści dla społeczeństwa

Prawidłowo funkcjonujące systemy dla sygnalistów w organizacjach prywatnych, ale przede wszystkim publicznych powinny przyczynić się do znaczącego ograniczenia patologii w różnych sferach życia społecznego i gospodarczego. Patologii, które wszystkich z nas (a przynajmniej zdecydowaną większość) drażnią, demotywują, a w niektórych przypadkach wręcz wprost ograniczają nasze prawa oraz możliwości jakie powinno zapewniać nam właściwie funkcjonujące państwo.

Ograniczenie patologii, wynikające z demotywacji potencjalnych sprawców (postrzegane większe ryzyko ujawnienia i ewentualnych sankcji) przełoży się także na lepsze przestrzeganie prawa nie tylko przez “zwykłych obywateli”, ale także przedstawicieli służb i organów publicznych.

Wśród korzyści dla społeczeństwa nie można nie wspomnieć również o szeroko rozumianej promocji postaw etycznych, polegającej na ograniczeniu opłacalności działań nieuczciwych, a więc takich, które potencjalnie podlegają zgłoszeniu. 

Racjonalny optymizm 

Czytając to wszystko do Twojej świadomości pewnie przebija się myśl w stylu “to tylko pobożne życzenia”. I zapewne jest w niej sporo racji. Nawet dobrze funkcjonujące systemy dla sygnalistów nie są cudownym rozwiązaniem odczarowującym w magiczny sposób zepsutą rzeczywistość. Sam system bez sygnalistów (a więc osób, które w dobrej wierze, stojąc na straży interesu publicznego zgłaszając zaobserwowane bądź podejrzewane nieprawidłowości) będzie bezużyteczny! Co więcej, nawet jeśli sygnaliści się znajdą, ale organizacja zlekceważy ich zgłoszenia bądź co gorsza zacznie je ukrywać, czy wręcz uciszać osoby sygnalizujące, whistleblowing stanie się tylko elementem zakurzonych, nie traktowanych przez nikogo poważnie procedur. 

Mimo tych ryzyk, mające wkrótce wejść w życie przepisy (nadal czekamy na polską ustawę wdrażającą dyrektywę UE) dają dużą szansę na to, że systemy dla sygnalistów staną się zarządczym standardem, a ich wykorzystanie będzie z czasem coraz powszechniejsze. Z kolei zainteresowanie mediów tematem daje szansę na wyjaśnienie społeczeństwu zarówno samej idei whistleblowingu jak i tego, że sygnalista to nie donosiciel, a donoszenie to nie whistleblowing!

Wszystko to powinno przełożyć się nie tylko na kondycję konkretnych organizacji, ale także na jakość otaczającej nas rzeczywistości społeczno-gospodarczej. 

Jeśli jesteś zainteresowany tematyką sygnalistów – zapraszam do grupy wsparcia merytorycznego na Facebooku: https://www.facebook.com/groups/1175814776888637

Jeśli masz pytania dotyczące tematyki sygnalistów…

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Sygnaliści – wszystko co powinieneś wiedzieć

Jakie ryzyka wiążą się z systemem dla sygnalistów