Jakie ryzyka wiążą się z systemem dla sygnalistów

Wdrażając w organizacji przepisy dotyczące ochrony sygnalistów nie można zapomnieć, że licznym korzyściom wynikającym z dobrze działającego systemu whistleblowingowego odpowiadają nie mniej liczne ryzyka związane z systemem niewłaściwie wdrożonym i zarządzanym. Dobrze jest je poznać zanim przystąpimy do wdrażania systemu – może to nam zaoszczędzić wielu kłopotów o zróżnicowanym charakterze.   

Poniżej przedstawiam listę wybranych problemów sprawiających, że system dla sygnalistów może generować istotne ryzyko dla organizacji. Lista nie jest skończona, niemniej daje w miarę reprezentatywny pogląd na to co może pójść nie tak jeśli we właściwy sposób nie podejdziemy tematu.

Zgłoszenia zewnętrzne – bodaj najbardziej problematyczną konsekwencją źle wdrożonego i zarządzanego systemu jest podjęcie się przez sygnalistę zgłoszenia zewnętrznego (do służb lub mediów). To z kolei otwiera olbrzymi obszar ryzyka dla organizacji „wyhaftowany” m.in.: karami administracyjnymi, szkodami wizerunkowymi, czy kryzysami.

Zagrożenia dla sygnalistów – ryzyko płynące z wadliwego systemu dla sygnalisty to przede wszystkim zagrożenie działaniami odwetowymi. Te z kolei to nie tylko „problem” sygnalisty, ale potencjalna masa problemów dla samej organizacji: szczególności zaś sankcje przewidziane w (projektowanych) przepisach prawa. Nie trzeba chyba dodawać, że gdy potencjalny sygnalista jest zagrożony (albo przynajmniej jeśli to zagrożenie podejrzewa) system whistleblowingowy nie będzie realizował swojej roli.

Kary PUODO – administracyjne kary za łamanie przepisów o ochronie danych mogą być pokłosiem nie tylko zewnętrznych zgłoszeń o nieprawidłowościach dotyczących tego obszaru, ale także wynikiem nieskutecznej ochrony danych osób związanych ze zgłoszeniem. Zaś biorąc pod uwagę ryzykowną naturę samego zjawiska whistleblowingu, jak i duże skomplikowanie przepisów o ochronie danych osobowych, obszar ten wymaga sporo uwagi i znacznych kompetencji.

„Uszkodzenie” kultury – wdrożenie systemu dla sygnalistów to poważna ingerencja w kulturę organizacyjną. Konsekwencje ewentualnych błędów mogą być na tyle krytyczne, że nie tylko „rozłożą na łopatki” sam system, ale także poważnie zaburzą pozytywne elementy dotychczas wypracowanej kultury (np. poprzez generowanie kultury strachu, niepewności i braku zaufania do współpracowników). Większość zagrożeń w tym obszarze sprowadza się do niewłaściwej komunikacji nowo wdrożonego systemu i roli sygnalisty w organizacji.

Zmarnowanie zgłoszenia – źle działający system może pozbawić nas korzyści płynących ze zgłoszeń realnych nieprawidłowości. Może się tak stać z powodu: zignorowania zgłoszenia, jego niewłaściwej oceny, zamknięcia się na dodatkowe informacje, nierzetelnego postępowania wyjaśniającego, czy nie podjęcia działań korekcyjnych. Odpowiedzią na to ryzyko jest przede wszystkim wyznaczenie właściwych osób obsługujących system oraz rozwój ich kompetencji. Żeby możliwie dobrze wykorzystać wiedzę uzyskaną od sygnalistów warto proceduralnie określić jak uzyskane informacje posłużą do naprawiania i doskonalenia organizacji.   

Destabilizacja systemu przez zalew „śmieciowymi zgłoszeniami” – taka sytuacja nie tylko ogranicza skuteczność systemu, ale jest także wyrazem niezrozumienia stojącej za nim idei oraz negatywnej postawy pracowników. Zalew takimi zgłoszeniami to zwykle konsekwencja niewłaściwego poinformowania o tym do czego służy system. Ważne jest zatem zawarcie takiej informacji w wewnętrznej regulacji dotyczącej whistleblowingu (np. w regulaminie systemu dla sygnalistów) oraz odpowiednie zaakcentowanie tej kwestii w trakcie szkoleń dla pracowników.  

Wyciek informacji wrażliwych dla organizacji – potencjalny ciężar gatunkowy informacji przepływających przez systemu dla sygnalistów jest olbrzymi, a ich nieautoryzowane ujawnienie może rodzić olbrzymie ryzyko. Takie ryzyko podkreśla znacznie zapewnia poufności informacjom przepływającym przez system (a w zasadzie przez cały proces obsługi zgłoszenia – od chwili uzyskania informacji aż po jej usunięcie). Ograniczenie ryzyka w tym obszarze w praktyce sprowadza się do potrzeby przeprowadzenia rzetelnej wielowymiarowej analizy ryzyka i wdrożenia odpowiednich środków zapewniających poufność. Taka analiza powinna ujmować także zewnętrzne podmioty zaangażowane w system dla sygnalistów (np. zewnętrznych doradców, dostawców aplikacji do zgłaszania nieprawidłowości itp.).  

Fałszywe zgłoszenia – takie zgłoszenia niemal na pewno pojawią się w każdym systemie. Trzeba mieć jednak świadomość, że dobrze przemyślane i zarządzane systemy nie dość, że rzadziej doświadczają nieprawdziwych zgłoszeń, to jeszcze znacznie lepiej identyfikują i neutralizują ryzyko z nimi związane. 

Fikcyjny charakter systemu – sytuacja w której system co prawda istnieje i niektórym wydaje się nawet, że działa, ale tak w istocie nie jest. To groźny scenariuszy, gdyż daje organizacyjnym decydentom fałszywe poczucie bezpieczeństwa i braku problemów, które mimo że istnieją – nie są zgłaszane. Powodów powstawania fikcyjnych systemów jest wiele, jeśli jednak miałby wskazać ten szczególnie popularny, to obstawiłbym niewłaściwą postawę organizacyjnych decydentów, którzy albo z jakich powodów nie chcą dobrze działającego systemu, albo nie są świadomi korzyści jakie daje organizacji whistleblowing.

Warto zaznaczyć, że większości z powyższych problemów można uniknąć dzięki rzetelnemu podejściu do koncepcyjnej fazy wdrażania systemu dla sygnalistów. Uzmysławia to jak istotny jest pierwszy etap prac wdrożeniowych, który w praktyce niestety z różnych przyczyn często zostaje pominięty bądź traktowany jest z niewłaściwą dozą uwagi i zaangażowania.  

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w procesie wdrożenia skutecznego systemu dla sygnalistów bądź chcesz zorganizować szkolenie poświęcone tej tematyce bazujące na rzetelnej wiedzy naukowej i najlepszych praktykach rynkowych… 

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Sygnaliści – wszystko co powinieneś wiedzieć

Dlaczego warto wdrożyć system dla sygnalistów