Słownik Bezpieczeństwa w Biznesie (SBB) #3 – Corporate investigation

Corporate investigation (postępowanie wyjaśniające, postępowanie wewnętrzne) – to aktywność członków organizacji lub podmiotów zewnętrznych zorientowana na ustalenie rzeczywistego przebiegu zdarzeń bądź okoliczności badanej sprawy. Mówiąc prościej postępowanie takie służy do wyjaśniania spraw istotnych dla firmy i jej bezpieczeństwa.   

Oprócz wspomnianego celu, corporate investigation odgrywa ważna rolę w organizacji również z innych powodów:

• umożliwia podejmowanie lepszych decyzji;
• przyczynia się do redukcji ryzyka (w tym ryzyka związanego z odpowiedzialnością przedsiębiorstwa);
• pozwala na uniknięcie podobnych zdarzeń w przyszłości;
• jest elementem ograniczenia strat.

Przedmiotem postępowań wyjaśniających mogą być: pracownicy, menadżerowie, a także trzecie strony (firmy, inne organizacje, osoby).  

Corporate investigation powstało i rozwinęło się na zachodzie i stamtąd przybyło do Polski. W naszym kraju wciąż pozostaje słabo rozpoznawane i niedoceniane. Niemniej rola tego typu aktywności w polskiej praktyce gospodarczej wraz z czasem prawdopodobnie wzrośnie. 

Warto być świadomym, że postępowania wyjaśniające nie są w żaden sposób określone w polskim systemie prawnym. Jednocześnie istota tego typu aktywności stanowi pewien rodzaj konkurencji dla organów państwowych zobligowanych do walki z przestępczością (takich jak np. Policja).  Z tego powodu osoby realizujące postępowania wyjaśniające w ramach firmy muszą sprawnie poruszać się w obszarze prawa i być zdolne do współpracy z odpowiednimi służbami (np. w przypadku ustalenia popełnienia przestępstwa powinny zawiadomić o nim organy ścigania).

Typy postępowań wewnętrznych

Corporate investigations obejmują obecnie szeroki wachlarz, zarówno w zakresie aktywności wewnętrznych komórek organizacji jak i usług oferowanych przez zewnętrzne firmy. Z tego powodu trudno sformułować niepodważalną ich kategoryzację.

Poniżej jednak podjąłem próbę pewnej typologii postępowań wewnętrznych. Przedstawia się ona następująco:

Realizatorzy corporate investigation

Mimo, że postępowania wewnętrzne mają w nazwie słowo wskazujące na wewnętrzną naturę tego procesu, to często niezbędne w czasie ich trwania jest skorzystanie z pomocy podmiotów zewnętrznych. Specjaliści tacy jak: prawnicy, audytorzy śledczy, informatycy śledczy, czy choćby prywatni detektywi mogą w wielu przypadkach usprawnić, a czasem wręcz umożliwić proces docierania do prawdy.

Metody

Prowadzenie postępowań wewnętrznych należy do najtrudniejszych i najsubtelniejszych działań w ramach procesu zarządzania bezpieczeństwem firmy. Wśród wielu metod i technik prowadzenia dochodzeń wewnętrznych możemy wymienić:

Dochodzenie pod przykrywką (undercover investigation) – prowadzący dochodzenie wprowadzony zostaje do organizacyjnego środowiska gdzie ma pozyskiwać informacje niezbędne do ustalenia stanu faktycznego interesującej go sprawy.

Obserwacja tajna – zbieranie informacji poprzez niejawną, z góry określoną (czas, miejsce, zakres czasowy) obserwację osoby będącej przedmiotem postępowania.

Badanie przeszłości (background investigation) – zbiór metod mających na celu weryfikację informacji podawanych przez kandydata do pracy (ewentualnie pracownika bądź menadżera) obejmujących m.in. wywiady, analizę dokumentacji, czy aktywności badanej osoby w sieci. 

Analiza dokumentacji – żmudna, ale jednocześnie trudna do przecenienia metoda ustalania faktów, szczególnie przydatna przy sprawach związanych z nadużyciami finansowymi.

Wywiad jawnoźródłowy (OSINT – open-source intelligence) – pozyskiwanie i analiza informacji w oparciu o jawne, ogólnodostępne źródła, takie jak np. prasa, konferencje, internetowe katalogi firm, media społecznościowe.  

Metody z zakresu informatyki śledczej – zbiór metod i technik obejmujących m.in. sklonowanie nośników informacji, przeszukiwanie poczty e-mail, czy wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do „wyłuskania” dowodów popełnienia przestępstwa. 

ZAPAMIĘTAJ!
Realizując postępowanie wyjaśniające zorientowane na zbadanie jakiegoś niepokojącego zdarzenia, które miało miejsce w firmie – czas działa na niekorzyść osoby bądź grupy,  która je prowadzi.

Rola pytań

Istotą corporate investigation są pytania. To one uświadamiają  to co już wiemy, czego chcemy się dowiedzieć, a także jak istotną jest badana sprawa z punktu widzenia interesów organizacji.  

Poniżej przedstawiono kilka przykładowych, dość uniwersalnych pytań pomocnych w czasie prowadzenia postępowań wewnętrznych.

1. Co się stało?
2. Kto jest odpowiedzialny za to co się stało?
3. Dlaczego się to wydarzyło?
4. Czy jako organizacja jesteśmy za to odpowiedzialni?
5. Czy to co się stało generuje dla naszej organizacji jakieś ryzyko?
6. Czy to co się stało zwraca naszej organizacji uwagę na jakieś ryzyko, którego wcześnie nie było dostrzeżone? 

DODATKOWA KORZYŚĆ
Rzetelnie przeprowadzone postępowanie wewnętrzne oraz analiza jego rezultatów w kontekście funkcjonowania organizacji daje szanse na usprawnienie firmowego procesu zarządzania ryzykiem.

Przykładowy schemat działania w ramach postępowania wyjaśniającego